こんにちは、25年間にわたり日本の製薬業界で海外むけ市場調査の支援をしております市場調査コンサルタントの前田です。今記事では、RFPの書き方を詳しく解説、さらにもっと書籍でも学びたい方むけにおすすめ本を紹介します。
プロジェクトの成功に欠かせない「RFP（提案依頼書）」。しかし、初めてRFPを作成する場合、「何を書くべきか」「どのように進めるべきか」で迷うことが多いのではないでしょうか。
特に、RFPは要件定義やプロジェクトの背景を正確に伝えることが求められ、その内容が成功の鍵を握ります。
この記事では、RFPの書き方やそのための書籍を探している担当者の方に向けて、RFPとは何かをわかりやすく解説し、何を書くべきかや項目一覧について具体的にご紹介します。
また、金融やIT、団体など幅広い分野で活用されるRFPのポイントや、サンプル・テンプレートの効果的な活用法も解説。さらに、おすすめの参考書籍も詳しく取り上げています。
これからRFPを作成しようと考えている方や、その方法に悩んでいる方に役立つ情報をお届けします。ぜひ、この記事を参考にしながら、プロジェクトの成功に向けた一歩を踏み出してください。
記事のポイント
- RFPとは何か、その基本的な役割や重要性
- RFP作成に必要な項目と具体的に何を書くべきか
- 要件定義やテンプレート活用の方法
- RFP作成に役立つおすすめの本とその活用法
RFPの書き方の基本丨本を購入する前に
- RFPとは？わかりやすく解説
- RFPの項目一覧：何を書くべきか
- 要件定義の重要性とポイント
- サンプルやテンプレートの効果的な使い方
- 失敗しないRFPの書き方のコツ
- RFPミーティング・オリエテーションの実施
RFPとは？わかりやすく解説
RFP（Request for Proposal）とは、企業や組織が特定のプロジェクトを実施するにあたり、外部の業者やベンダーに対して提案を依頼するための公式文書です。RFPにはプロジェクトの背景や目的、求める成果、予算、スケジュールなどが記載されており、これに基づいて受注候補者が提案書を作成します。RFPは、システム開発やWeb制作、マーケティング調査など、さまざまな分野で利用されています。
現在、多くの企業がRFPを用いる理由の一つに、透明性の確保とプロジェクトの品質向上が挙げられます。RFPは、複数の業者から比較可能な提案を得られるため、発注者がより多くの選択肢を評価し、適切な業者を選べる点で役立ちます。また、具体的な要件が明確にされているため、業者間での認識違いを減らし、契約後のトラブルを防ぐ効果も期待できます。
一方で、RFPの作成は手間がかかり、発注側にも時間とリソースが必要です。そのため、経験の少ない担当者にはやや難易度が高く感じられるかもしれません。しかし、初めてでもRFPのポイントを押さえて作成することで、プロジェクトの成功率を上げ、業務の効率化につながります。RFPはプロジェクト発注の土台となる重要な書類であるため、その意義を理解して作成することが大切です。
RFPの項目一覧：何を書くべきか
RFPには、提案書を作成する業者が理解しやすいよう、最低限記載すべき基本項目がいくつかあります。以下はRFPに必要とされる一般的な項目です。
- 依頼プロジェクトの背景
まず、プロジェクトが必要となった背景を明確に記します。自社のビジネスや現在抱えている課題を簡潔に説明することで、業者側がプロジェクトの目的を把握しやすくなります。 - 達成したいゴール
次に、プロジェクトで実現したい具体的な目標を設定します。目標が曖昧だとプロジェクトの成功率が低下するため、「どのような成果を求めているのか」を具体的に記述しましょう。これにより、受注候補者もゴールに沿った提案をしやすくなります。 - 予算とスケジュール
RFPでは、プロジェクトに対する予算や納期の目安も提示します。予算については、あくまで上限値を伝える形で問題ありません。スケジュールも重要で、納期や報告時期などの目安を示すと、業者も計画を立てやすくなります。 - 業者の選定条件
適切な業者を選ぶために、業務経験や技術要件、資格などの基準を設けます。例えば、システム開発であれば技術力や過去の実績、サポート体制など、RFPの条件を満たしているかを確認できる基準を示しましょう。 - プロポーザルの提出期限と連絡先
最後に、業者が提案を提出する期限や発注担当者の連絡先を明記します。また、できれば発注決定までのスケジュールも記載すると、業者側が計画を立てやすくなります。
これらの項目をしっかりと含めることで、業者はプロジェクト内容や依頼内容を理解しやすくなり、効果的な提案が得られやすくなります。
要件定義の重要性とポイント
要件定義は、RFPを成功に導くための中心的な要素であり、プロジェクトの目的を達成するために欠かせないものです。要件定義では、依頼するプロジェクトにおいて「どのような機能や成果が必要か」「どの程度のパフォーマンスが求められるか」を具体的に示します。これにより、業者は求められる内容を明確に理解し、対応可能かを判断できるため、提案の質が向上します。
まず、要件定義をしっかり行うことで、プロジェクトに関わるすべての関係者が同じ目標に向かって動くことが可能になります。曖昧な要件定義は、業者と発注側の解釈のズレを生みやすく、最終的には成果物の品質に影響を及ぼすことがあるため注意が必要です。要件定義は、プロジェクトの計画段階であらかじめ詳細に設定しておくことが重要です。
要件定義のポイントは、以下の通りです。
- 具体性を持たせる
プロジェクトの目標や成果についてはできるだけ具体的に示し、業者が求められる基準や仕様を理解できるようにします。たとえば、システム開発の場合、「処理速度は1秒以内」「ユーザー数は1,000人まで対応可能」など、具体的な数字や条件を明記することで、業者の誤解を防ぎます。 - 測定可能な基準を設定する
目標達成を判断できるように、測定可能な基準を設けます。具体的には、KPI（重要業績評価指標）や納期、コストなど、進捗を評価するための指標を明確に記載し、プロジェクトの成功を判断しやすくします。 - 優先順位をつける
要件の中には必須項目と、実現可能なら追加したい項目が含まれることが一般的です。そのため、要件に優先順位を設け、業者が提案を作成する際に重要なポイントが一目でわかるようにしましょう。これにより、リソースや予算に合わせた柔軟な対応が可能になります。 - 関係者全員で合意を得る
要件定義は関係者全員の合意を得ることが大切です。プロジェクトに影響を及ぼす可能性のある関係者全員で定義を確認し、納得したうえで進行することで、プロジェクトの安定性が増し、関係者間での認識のズレも防げます。
要件定義がしっかりとされていれば、業者は目指すべきゴールを理解し、効率的かつ効果的に作業を進められるでしょう。その結果、スムーズなプロジェクト進行と成功に繋がりやすくなります。
サンプルやテンプレートの効果的な使い方
RFPを初めて作成する際、サンプルやテンプレートを活用することで、基本的な構成や要点を簡単に把握でき、スムーズに作業を進められます。テンプレートは、経験が浅い担当者でも漏れのないRFPを作成するのに役立つため、多くの企業や担当者に利用されています。
サンプルやテンプレートを使用する際は、以下のポイントを意識すると効果的です。
- RFPの構成を理解するために活用する
テンプレートには、依頼背景や目的、要件、評価基準など、RFPに必要な基本構成が含まれています。初めてRFPを作成する場合、テンプレートを参照することで全体像を理解しやすくなります。また、テンプレートの例文に沿って内容を整理していけば、自然と適切な流れが形成されるため、漏れなく要点を伝えるRFPが作成できます。 - プロジェクトに合ったカスタマイズを行う
テンプレートをそのまま使用するのではなく、自社のプロジェクトの特性に合わせてカスタマイズすることが重要です。例えば、ITプロジェクトであれば、技術要件を追加したり、マーケティング関連であれば、リサーチ要件を詳細に書くなど、テンプレートの内容をプロジェクトに合った形に編集することで、より効果的なRFPになります。 - 複数のサンプルを比較して適用する
複数のサンプルやテンプレートを比較することで、それぞれの強みを組み合わせたRFPが作成できます。例えば、異なる企業のRFPサンプルを見比べると、項目の並びや表現方法の違いを知ることができ、自分のプロジェクトに最適なスタイルを選べます。これにより、より精度の高い、読みやすいRFPの完成が目指せます。 - サンプルのフォーマットに依存しすぎない
テンプレートやサンプルはあくまで参考として活用し、状況に応じて必要な情報を追加または削除しましょう。フォーマットにとらわれすぎると、本来伝えるべき要点が曖昧になったり、過剰な情報が含まれてしまうことがあります。特に重要な内容や、業者が確認すべき項目が伝わりやすくなるように工夫することが大切です。
テンプレートやサンプルはRFP作成の助けになりますが、最終的にはプロジェクトに沿った独自の内容が求められます。必要な情報を整理しながら柔軟に利用することで、質の高いRFPを作成できるでしょう。
失敗しないRFPの書き方のコツ
RFP（提案依頼書）を作成する際には、業者が依頼内容を正確に理解し、適切な提案を出せるような工夫が必要です。ここでは、RFP作成を成功させるためのポイントをいくつか紹介します。初めてRFPを作成する方でも、これらのコツを押さえておけば、失敗のリスクを抑え、プロジェクトをスムーズに進めることができるでしょう。
「〇〇したい」「〇〇を達成したい」という表現を意識
RFPのような社外の複数の業者に提出する書類なので、きれいに書きたいと思ってしまいます。この事が目的をわかりにくくしてしまう傾向があります。
格調高い文書にする必要は全くありません。シンプルな方法ですが、目的は箇条書きで書き、書き方も、「〇〇したい」「〇〇を達成したい」という表現を意識して書くことでわかりやすい目的にすることが出来ます。英文の場合ですと「I Want 〇〇」「I need 〇〇」という表現を意識することです。
第3者に意見を求める
新規の調査プロジェクトになった担当者はプロジェクトに関してRFPを準備します。
RFPが出来上がったら、社内のプロジェクトの関係ではない方に意見を求めるもの役に立ちます。
関係者でRFPを作成しますが、ときに視野が狭くなってしまう事があります。そのため、RFP作成の段階で一度関係者以外の方に意見を求めることで、より客観的に評価してもらうことが可能です。RFP全部とは言いませんが、目的の部分だけでも客観的な意見を第3者に意見を求めるものより明確な目的を作るための一つのテクニックと言えます。
SMARTゴールになっているか確認
ゴール設定の際に一般的に活用されているものでSMARTゴールという考え方がありますのでご紹介いたします。
このSMARTゴールは、個人や組織のゴール設定のメソッドとして幅広く活用されています。
以下の、SMARTのそれぞれの頭文字を用いることで、内容を思い出すことも出来ます。SMARTゴールを踏まえて目的を設定することで、何を、いつまでに達成したいかが正確に把握できます。
SMARTゴールは、関係者が明確に同じ方向に進み成功を支えます。このSMARTゴールの条件を満たすような目的を作るよう意識をしましょう。
- SMARTゴール
- S：Specific（具体的に）
M：Measurable（測ることができる）
A：Achievable（達成できる）
R：Related（やっていることに関係している）
T：Time-Bounded（時間に区切りのある）
参照：まさにスマート！目標を立てるときに役立つ「SMARTの法則/SMARTゴール」とは？
RFPミーティング・オリエテーションの実施
RFPを提出するだけでなく、業者向けにミーティングやオリエンテーションを行うことで、RFPの意図をさらに伝えやすくなります。RFPミーティングを実施することで、業者が不明点を解消でき、より適切な提案を得ることが可能です。このプロセスには、次のような利点があります。
- 内容の理解を深めるための説明
ミーティングでは、RFPの内容について直接説明し、重要なポイントや詳細を口頭で伝えられるため、業者の理解が深まります。メールやドキュメントだけでは伝わりづらいニュアンスも補完できるため、業者が依頼内容を誤解するリスクが低くなります。また、具体的な例や過去の事例を交えて説明することで、業者の提案がより効果的になります。 - 質問の機会を設ける
業者からの質問を受け付ける時間を設けることで、不明点を事前に解消することができます。すべての業者が同じ情報を共有できるため、競争条件が平等になり、提案の質が向上します。特に、プロジェクトの仕様や条件に関する疑問点がある場合、直接的なコミュニケーションを通じて解決できるため、提案の的確さが増すメリットがあります。 - 業者の理解度を確認できる
ミーティングを通じて業者の理解度を確認することで、依頼内容が適切に伝わっているかを把握できます。業者の質問内容や反応から、どの部分に誤解が生じやすいかが分かるため、その後のRFP内容の改善に活かすことができます。こうしたフィードバックをもとに、追加説明や補足を行い、業者が理解を深められる環境を整えると良いでしょう。
このように、RFPミーティングやオリエンテーションの実施は、業者の提案を引き出し、プロジェクトを成功に導くために効果的なステップです。業者との協力体制を強化し、より良い提案が受けられるようになります。
RFPの書き方を学べるおすすめの本紹介
なぜRFPが必要なのか？金融・IT・団体でプロジェクトを成功に導くRFP
RFP（提案依頼書）は、金融やIT、公共団体などの多様な分野でプロジェクトを成功に導くために欠かせない文書です。RFPを活用することで、業者選定が透明かつ効率的に行われ、プロジェクトの質が向上します。
RFPが特に重要とされる理由の一つは、組織のニーズや条件を明確に伝えられることです。金融機関やIT企業、団体では、複雑な要件や高いセキュリティ基準を満たすプロジェクトが多く、RFPによって詳細な条件を正確に伝えられます。また、RFPがあることで、複数の業者が同じ基準のもとで提案でき、内容や価格、サービスの質を公平に比較することが可能です。これにより、依頼側はより適切な業者を選びやすくなり、無駄なコストやリスクも軽減できます。
さらに、RFPはプロジェクトの透明性を高める役割も果たします。特に団体や公共事業では、プロジェクトの進捗や選定プロセスが関係者や社会に対して透明であることが求められるため、RFPの存在が重要です。IT分野でもRFPによって具体的な技術要件が提示されるため、後々の仕様変更やトラブルのリスクが軽減されます。
このように、RFPは金融、IT、団体など様々な分野でプロジェクトの成功率を高め、品質向上に大きく寄与するツールです。プロジェクトの基盤をしっかりと整えるためにも、RFPを適切に活用することが重要といえます。
おすすめの本、いかに活用するべきか？
RFP作成においては、初めての方でも手順を学べる書籍を参考にすることが効果的です。特に、具体例やテンプレートが充実した書籍を活用することで、RFP作成のスキルを効率よく習得できます。以下は、RFP作成のおすすめ書籍とその活用方法についてです。
RFP&提案書 完全マニュアル
「RFP&提案書 完全マニュアル 改訂版」は、RFP（提案依頼書）や提案書の作成に必要な知識と手順を網羅した実用的な解説書です。ITシステムやWeb開発の分野を中心に、業者への発注に関する具体的な内容が詳しく書かれており、発注側がどのようなポイントを押さえれば効果的なRFPを作成できるかがわかります。RFPを初めて作成する担当者でも、実務にすぐに役立てられるような内容が豊富に含まれているため、初心者から経験者まで幅広く活用できます。
| 項目 | 詳細 |
| 筆者 | 永井昭弘 |
| 価格 | 約2,310円（電子書籍版あり） |
| コメント | RFPの基本から実務での応用まで、体系的に学べる内容が詰まっています。特に、具体例やテンプレートが豊富で、RFPの構成やポイントが明確に理解できます。 |
| 発行日 | 2016年04月19日 |
| 発行会社 | 日経BP |
本書では、提案書を含めたRFP作成の全プロセスがステップごとに解説されているため、発注から提案の評価までの流れを一貫して理解できます。特に、「提案評価のコツ」や「プロジェクト成功のための発注ノウハウ」など、発注者が実務で抱える具体的な課題に即したアドバイスも盛り込まれており、初めてRFPに取り組む方には心強い一冊です。
図解入門よくわかる 最新RFPと提案書の基本と作成法
「図解入門よくわかる 最新RFPと提案書の基本と作成法」は、視覚的に理解しやすい図解を多用しながら、RFPや提案書作成の基礎から応用までをわかりやすく解説しています。情報システムやITサービスに関連する業務でのRFP作成を主に扱っており、特にシステム開発に必要な要件定義の方法や提案書のポイントについて詳しく説明されています。
| 項目 | 詳細 |
| 筆者 | 佐川博樹 |
| 価格 | 約1,782円（電子書籍版あり） |
| コメント | 図やイラストを使って視覚的にわかりやすく解説されているため、RFP作成初心者でもスムーズに理解できる内容となっています。基本構成から具体的な事例まで豊富な情報が魅力です。 |
| 発行日 | 2015年05月20日 |
| 発行会社 | 秀和システム |
この書籍は、視覚的なレイアウトが特徴で、RFP作成の流れを全体的に把握したい人や、図解で理解したい方に最適です。プロジェクトの背景や目的の書き方から、要件定義やスケジュールの設定方法まで丁寧に解説されており、初めてRFPを作成する人にも取り組みやすい内容です。また、テンプレートの活用方法も記載されているため、実際のRFP作成にもすぐに役立てることができます。
RFPでシステム構築を成功に導く本
「RFPでシステム構築を成功に導く本」は、システム開発やITプロジェクトの発注を成功させるための具体的なRFP作成方法を解説しています。特にシステム構築に関わる要件やベンダーの選定、進行管理のコツなど、IT分野特有のプロジェクト要素を意識した内容で、初めてシステム発注に取り組む方にも役立つ情報が詰まっています。実際のシステム構築で必要な要件定義やサポート体制の見極め方が詳しく記載されているため、リスク管理や失敗回避のポイントも押さえることが可能です。
| 項目 | 詳細 |
| 筆者 | 広川敬祐 |
| 価格 | 約3,080円（電子書籍版あり） |
| コメント | システム構築における実務に即したRFPの作成方法を解説。特に、プロジェクト管理やリスク回避に役立つ内容が多く、実践にすぐ活かせる一冊です。 |
| 発行日 | 2011/4/8 |
| 発行会社 | 技術評論社 |
この書籍を活用する際のポイントは、自分のプロジェクトに応じた要件を具体的にリストアップし、該当する章を参照しながらRFPに必要な項目を埋めていくことです。また、ITプロジェクトでは納期や予算が厳しく管理されることが多いため、ベンダー選定や進捗管理の章も積極的に活用し、業者との契約時の注意点を把握しておくと効果的です。
事例で学ぶ RFP作成術 実践マニュアル
「事例で学ぶ RFP作成術 実践マニュアル」は、具体的な事例を通してRFPの作成方法や要点を学べる実践的な書籍です。多くのRFPサンプルが紹介されており、実際にどう書けば業者に依頼内容が伝わりやすくなるかがわかりやすく解説されています。業界ごとに異なるRFPの特徴や注意点が含まれているため、プロジェクトに合わせた適切なRFPを作成する際の参考になります。
| 項目 | 詳細 |
| 筆者 | 永井昭弘 |
| 価格 | 約1,670円（電子書籍版あり） |
| コメント | 具体的な事例を多く取り入れた実践的な内容。業界ごとのRFPの違いも網羅しており、幅広い業種に対応したRFP作成が可能です。特に、実務での応用に適した書籍です。 |
| 発行日 | 2011年 |
| 発行会社 | 日経BP |
本書は、実務のイメージが掴みやすい構成になっており、特にRFP作成に慣れていない方にとって役立つでしょう。章ごとに紹介されている具体的な事例を参考にしつつ、必要に応じて業界別のサンプルを組み合わせることで、より適切で効果的なRFPを作成することができます。
90分で学べるRFPの作り方
「90分で学べるRFPの作り方」は、短時間でRFP作成の基本を学びたい方向けのコンパクトな解説書です。RFPを初めて作成する担当者や、要点を短時間で押さえたい方にとって使いやすい内容になっており、効率的にRFP作成の基本が身につきます。RFPの構成や書くべき項目、簡潔なポイントを理解するための一冊で、各段階における注意点もわかりやすく解説されています。
| 項目 | 詳細 |
| 筆者 | 秋本芳伸、岡田泰子 |
| 価格 | 約1,429円（電子書籍版あり） |
| コメント | 基本から実務への応用まで、短時間でRFPのエッセンスを理解できます。初学者向けの内容で、まずは概要を掴みたい方におすすめの一冊です。 |
| 発行日 | 2006年 |
| 発行会社 | 日経BP |
本書は、RFPに必要な情報をすばやく押さえることが目的の内容で、時間をかけずに要点だけ理解したい場合に特に有用です。RFPにおける各項目の基本的な考え方や、項目ごとの注意点をシンプルに学べるため、急ぎのプロジェクトや概要を確認したい場面で役立つでしょう。
RFP作成の専門業者への依頼という方法も
RFPの作成は、企業のプロジェクト発注において非常に重要なステップですが、特に初めて担当する方や経験の浅い方にとっては、負担が大きく、必要な要件を適切にまとめることが難しい場合もあります。このような状況では、RFP作成の専門業者に依頼するという方法も検討する価値があります。専門業者はRFP作成に精通しており、プロジェクトの目的や要件を引き出し、効率的に文書化するためのノウハウを持っているため、より正確で効果的なRFPを作成するサポートが得られます。
RFP作成の専門業者に依頼する際のメリットは、以下の通りです。
- 時間とリソースの節約
RFP作成には多くの時間と労力が必要ですが、専門業者に依頼することで社内リソースの負担を軽減できます。特にプロジェクトの規模が大きい場合や、発注に関わる担当者が限られている場合には、専門業者を活用することでスピーディかつ効率的な準備が可能です。 - プロの視点による品質向上
RFPの専門業者は数多くのプロジェクトに関わっているため、効果的な要件定義や発注のポイントを理解しています。業者は、自社のプロジェクトに合った最適な構成や記載内容を提案してくれるため、RFPの完成度が向上し、発注先候補者も提案を出しやすくなります。 - コミュニケーションの効率化
専門業者はプロジェクトの目的や求める成果を明確化し、業者に伝えるための効果的な手法を持っています。これにより、発注側と受注側の意思疎通が円滑になり、誤解が減ることで、後々のプロジェクト進行もスムーズになります。
ただし、専門業者に依頼する際には費用が発生します。また、自社のビジネスニーズやプロジェクトの詳細な要件を共有する必要があるため、事前に情報整理を行うことも重要です。必要に応じて専門業者を活用することで、効果的なRFP作成が実現でき、プロジェクトの成功率を高めることができるでしょう。
RFPの書き方とおすすめ本で初めてでも安心丨担当者が知るべき基本とコツのまとめ
- RFPとはプロジェクトの目的や要件を業者に伝える公式文書である
- RFPはシステム開発やWeb制作など多くの分野で利用される
- RFP作成により提案の透明性とプロジェクト品質が向上する
- プロジェクト背景や目的を明確に記載する必要がある
- 達成目標や求める成果を具体的に設定することが重要である
- 予算やスケジュールの提示が計画の効率化につながる
- 業者選定条件を明確にすることで比較が容易になる
- 提出期限や連絡先を記載し業者対応をスムーズにする
- 要件定義は関係者間で認識を統一する基盤となる
- サンプルやテンプレート活用でRFP作成が効率化できる
- 業者への質問機会を設けると誤解が減少する
- RFP作成の専門業者活用で負担を軽減する方法もある
- 図解や事例で学ぶ書籍がRFP作成に役立つ
- RFPの内容は具体性と優先順位が重要である
- RFPの構成を理解し必要項目を漏れなく記載する必要がある