【RFP活用ガイド】プロジェクト成功に重要なRFP発出後のながれと重要プロセスを徹底解説

RFPを作成、発出、依頼までのプロセスやながれを調べ始めると、手順や責任範囲の整理に迷いやすいのが実情です。

作成において単純に「書類を作ること」と捉えるのではなく、RFP発出の意味を理解し、正しく活用できるかが成功に大きな影響を及ぼします。

提案依頼書の構成や要件定義の粒度を事前に整理しておくと、全体のプロセスが見通しやすくなり、社内合意形成もスムーズに進みます。

さらに、RFPを提出した後はどうなるのか、どのようにベンダーへ説明すべきか、といった疑問が多く寄せられますが、これらは単なる事務的な手続きではなく、成果を大きく左右するコミュニケーション設計の問題です。

RFP作成までの流れ、RFPは誰が出すのかといった基本論点も含め、体系的に押さえておくことが重要です。

特にビジネスや金融など厳格な調達が求められる領域では、注意点の見落としやデメリットやリスクの軽視が直接リスクに直結します。

作成や書き方のサンプルに頼ること自体は一定の参考になりますが、そのまま適用してしまうと自社の背景や目的が反映されず、形骸化したRFPになってしまう危険があります。

逆に、自社に合わせてアレンジすれば、サンプルは効果的なガイドラインとして活用できます。

さらに、ベンダー選定のプロセスを社内で可視化し、合意形成から契約、システム移行に至るまでの流れを共有しておけば、ボトルネックを事前に把握して適切な対策を講じることが可能になります。

この記事では、RFPの作成から発出、提出後の評価・選定までを一連の流れとして整理し、実務に即した形で手順を紹介します。

Insights4 Pharmaでは、市場調査コンサルティングの一環として、RFP作成支援から発出後の運用まで伴走型の支援を行っています。

社内で完結させるべき部分と外部支援を活用すべき部分を切り分ける判断材料としても役立ててください。

RFP発出後のながれとは？プロセスの全体像を理解する

RFP発出の意味と役割を整理する

RFPとは、発注側が達成すべき成果や条件、評価観点を明示し、外部ベンダーから適切な提案を引き出すための文書です。

価格比較だけでなく、アプローチや体制、リスク対策まで含めて最適案を見極めやすくすることが目的となります。

したがって、RFP発出の意味は、ベンダーに工夫の余地を与えながら公平な条件を提示することにあると言えます。

RFPは、仕様がまだ完全に固まっていないが成果要件は整理できる段階で特に有効です。

役割は三つに整理できます。第一に社内利害を統合する基準、第二にベンダー間の公平条件、第三に提案を比較可能にする枠組みの提示です。

これらを押さえておくことで、発出後のコミュニケーションも円滑に進められます。

なお、RFPとはなにか？に関しては別記事「RFPとは？わかりやすく解説」で、さらにInsights4でも参照するRFPに関する公的機関の解説に関しては別記事「RFPの完全ガイドと活用術」でまとめているのであわせてご活用ください。

RFP作成までの流れと基本の手順

出発点は課題の明確化と目的の共有です。課題や指標、スコープ、到達イメージを短くまとめて社内認識をそろえます。そのうえで要件定義の粒度を決め、優先順位を明示します。評価基準とスケジュールを先に決めておくと、RFP本文の骨格が自然に定まります。

作成手順の目安

よくあるつまずき

RFPは誰が出すのですか？責任範囲を確認

RFPは発注主体の名義で発出されますが、実務は複数部門が関わります。

責任範囲を事前に整理することで、作業の抜け漏れや重複を防げます。調達、法務、セキュリティ、事業部門がそれぞれの専門性を活かし、PMOが全体を統括する体制が現実的です。

加えて、財務部門は投資対効果を確認し、経営層は戦略的な整合性を担保します。こうした多面的な関与があることで、RFPの精度は高まり、最終的な提案の質にも直結します。

役割	主な責務
事業部門	目的・KPI定義、要件起案、最終判断
調達・購買	発出手続き、入札管理、公平性担保
PMO/責任者	進行管理、利害調整、リスク管理
法務・コンプライアンス	契約条件、法的リスク確認
情報システム・セキュリティ	技術要件、セキュリティ審査
財務部門	予算枠確認、投資対効果の検証
経営層	予算承認、戦略的整合性の最終判断

提案依頼書と要件定義と確認事項

提案依頼書は成果や評価軸、制約を記した文書で、要件定義は機能や非機能の水準を設計する工程です。両者は目的が異なり、提案依頼書では自由度を残し、要件定義では具体化を進めます。確認事項には現行運用やデータ所在、外部連携、移行計画などが含まれます。

曖昧なままでは提案の精度が下がるため、早期に洗い出すことが肝要です。

RFP作成と書き方のポイントと注意点

RFPは比較しやすい構成が鍵となります。背景、目的、範囲、要件、制約、評価基準、提出形式、スケジュール、問い合わせ、守秘の順でまとめると整理しやすくなります。

作成や書き方のサンプルを参考にする際も、自社の事情に合わせる修正が必要です。

目的は的確に定義することが最重要です。目的が曖昧だと提案が方向性を欠き、成果につながりません。

また、RFPは単なるTO DOリストではなく、達成すべき成果を示す戦略文書であることを意識してください。詳細は別記事「RFPの書き方と作成手順」で具体的に紹介しています。

さらに、海外ベンダーとの取引を想定する場合には、英語版RFPのテンプレートや注意点を解説した記事も参考になります。英語のRFPに関する記事はこちら。

注意点として、開示情報は最小限にとどめ、詳細はNDA締結後に確認できる運用が望ましいです。

Q&Aは全社共有とし、個別回答は避けることで公平性を担保できます。過度に記述を縛ると提案の幅が狭まるため、自由回答欄を設けることも推奨されます。

プロジェクト成功のコツ｜大切なRFP発出後のながれとプロセスを解説

RFPを提出した後はどうなりますか？RFPをベンダーに説明するべきか？

提出後は、平等性を維持しながら疑問を解消する仕組みが必要です。まずベンダーブリーフィングを開催し、目的や評価観点、提出形式、締切を全社に同条件で伝えます。

その後、期限付きでQ&Aを受け付け、回答は全社へ一括配信します。修正があれば改訂履歴と影響範囲を明確に告知します。

説明会は実施した方が効率的です。

背景や優先度を直接共有でき、誤解を減らせます。特定社のみの個別説明は公平性を損なうため、やむを得ない場合は議事メモを全社に展開するなど配慮が必要です。

ビジネスや金融の調達では、透明性を担保する記録作成が特に有効です。

受領後の流れは、受付確認、形式審査、一次評価、ショートリスト化、詳細提案・デモ、最終評価というステップです。評価表と配点の一貫性が基盤になります。

Insights4 Pharmaでは、Q&A運用や評価表設計、説明会進行台本の整備まで包括的に支援しています。サポートに関してはサイト内の「無料市場調査コンサルティングサポート」を御覧ください。

ビジネスの成功を決めるRFPミーティングとプロポーザルミーティングの活用事例

適切な会議を実施することはプロジェクトの成功には必須です。ただ多くても効果は高めることができません。

RFP発出後には以下のようなミーティングが効果的ですので、活用することでプロジェクトの成功の確率をより高めることができます。

ミーティング	目的	タイミング	主な成果物
ベンダーブリーフィング	条件説明と質疑対応	発出直後	Q&A集、理解の共通化
ディスカバリーセッション	課題深掘り・追加前提確認	質疑期間中	ユースケース整理、前提条件の合意
プロポーザルミーティング	提案内容の確認・差分把握	提出後〜選定前	比較表、リスク一覧
最終交渉ミーティング	価格・条件の最終調整	最終候補決定後	最終見積、条件合意案

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ベンダーブリーフィング｜条件説明と質疑対応

発出直後に実施する説明会です。目的は、全ベンダーに同じ情報を提供し、公平なスタートラインを整えることにあります。背景や評価基準を直接共有できるため、誤解や情報格差を防ぐ効果があります。Q&Aを一括で集約し公開することで、理解を共通化し、提案の質を高める基盤をつくれます。

ディスカバリーセッション｜課題深掘り・追加前提確認

質疑期間中に行う打合せで、現場課題や要件を掘り下げるのが狙いです。各社の理解度を確認しながら、ユースケースや追加前提条件を合意することで、提案の現実性を高めます。表面的な質疑応答だけでは見落としがちなリスクを早期に洗い出せるのも効果のひとつです。

プロポーザルミーティング｜提案内容の確認・差分把握

提出後から選定前にかけて実施される会議です。各ベンダーの提案内容を整理し、共通点と相違点を明確にすることで比較検討を容易にします。差分を把握することで、強みと弱みを客観的に評価でき、リスク要因をリスト化する効果があります。意思決定の透明性を高めるうえで欠かせないステップです。

最終交渉ミーティング｜価格・条件の最終調整

最終候補決定後に開かれる交渉の場です。目的は、価格や契約条件、サービスレベル合意（SLA）などを詰めることにあります。ここで双方の認識をすり合わせることで、後工程のトラブルを防ぎ、実行可能な契約合意案を確定させられます。最終的な信頼関係の構築にもつながる重要なフェーズです。

PRF初出からベンダー選定までのながれ

RFPプロセスの仕上げとなるベンダー選定では、事前に評価基準と配点を確定し、判断の軸をぶれさせないことが大切です。

一次評価では最低限の要件や形式面の適合を確認し、そのうえでショートリストを作成します。候補を絞り込んだ後は、デモや追加提案を通じて各社の差分を明らかにし、スコアリング会議で判断の根拠を記録に残すことで透明性を確保します。

最終段階では価格や条件、SLAを中心に交渉を行い、契約内容を固めていきます。さらに、選定が終わった段階で移行計画を明確にし、変更管理や意思決定の流れを合意しておくことが、プロジェクト全体をスムーズに進める鍵となります。

こうした流れを丁寧に実行することで、単なる価格競争に陥らず、総合的な価値やリスクを考慮した最適な選定が可能になるのです。

最後に強調したいのは、RFPは単なる依頼文書ではなく、プロジェクトを成功へ導くための戦略的なツールであるという点です。

発出前から発出後に至るプロセスを計画的に設計することで、組織内の意思統一が進み、調達の成果を最大化することができます。

Insights4 Pharma では、RFPの作成支援から発出後の運用までを一体でサポートする 市場調査コンサルティング を提供しています。

社内で完結すべき部分と外部支援を活用すべき部分を切り分けることで、効率的かつ失敗の少ない調達プロセスを実現することが可能です。ぜひサービスの詳細をご確認ください。
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プロジェクト成功に重要なRFP発出後のながれと重要プロセスまとめ